Her legger vi ut svar på de vanligste spørsmålene fra dere brukere. Gå til kontakt oss dersom du lurer på noe, så skal vi svare! Vi tar også gjerne i mot synspunkter om weben vår, og om ting vi burde hatt med.

Hvordan kjøper jeg nettbrett/lesebrett på en forskriftsmessig korrekt måte?
Det finnes etter hvert mange leverandører av såkalte nettbrett eller lesebrett. Enhetene kjennetegnes ved at de har en trykkfølsom skjerm og tilgang til internett men ikke noe tastatur - altså noe midt imellom en stasjonær PC og en bærbar PC. En av de mest kjente merkene på dette området er Apples iPad. Hva gjør du dersom noen i din virksomhet ønsker å kjøpe et større antall iPads? I første omgang bør du lese §5 i lov om offentlige anskaffelser. Her står det at alle anskaffelser skal være basert på "objektive og ikke-diskriminerende kriterier". Altså skal du definere behovet og ikke se på løsninger. I denne sammenheng kan du vurdere å bruke begrep som "nettbrett", "lesebrett" eller lignende.

Er du med på BTV Innkjøps rammeavtaler for PC-utstyr, skal du bruke disse når du kjøper slike produkter. Husk at alle disse leverandørene skal forespørres dersom du skal kjøpe slike produkter for over 100.000 kroner totalt. Skal enheten derimot primært brukes som en telefon, er det rammeavtalen for mobiltelefoner du skal benytte.

Hva gjør jeg dersom jeg får en faktura fra en useriøs aktør eller noe som kan virke som svindel?
Dersom du mottar et krav om å betale for noe som du ikke kan se at du har bestilt, for eksempel en oppføring i et register eller lignende, er det flere ting du må vurdere:

- Er kravet rettet mot en bestemt person? Har du snakket med denne personen? Kanskje det viser seg at kravet faktisk er helt reelt?

- Dersom du er sikker på at kravet ikke er reelt, eller at det ikke er basert på en reell bestilling, kan du vurdere følgende fremgangsmåte:

1) Skriv en kort innsigelse til firmaet der dere gir beskjed om at mottatt faktura ikke vil bli betalt. Det bør holde at innsigelsen begrunnes med at dere ikke kan se å ha et kundeforhold til vedkommende firma, da dere hverken har bestilt varer eller tjenester fra firmaet eller for øvrig inngått noen form for gyldig avtale med dem. I tillegg bør det stå at det samme gjelder for eventuelle framtidige fakturaer.

2) I noen tilfeller kan det være passende å legge til følgende: "Dersom kravet skyldes at noen i vår kommune har oppgitt "firmaopplysninger" til dere/svart på en henvendelse eller lignende, krever vi at opplysningene slettes. Vi fremholder videre at slik innhenting av opplysninger ikke kan gi grunnlag for et krav mot oss. Et slikt krav vil i beste fall være basert på en svært tvilsom og villedende forretningsmetode. Saken anses derfor som avsluttet fra vår side."

Det er lite hensiktsmessig å ignorere slike fakturaer. Dersom en første faktura ikke blir besvart/betalt, vil det ofte komme purringer og etter hvert inkassokrav. Da er det viktig at du har vært tidlig på banen og kan vise til daterte brev hvor du avviser kravet.

Er kjøp av enkeltplass/institusjonsplass innenfor barnevern unntatt kunngjøringsplikten?
I noen tilfeller, ja. Kofa-sak 364/2010 åpner for at kontrakter med store elementer av myndighetsutøvelse, f eks der det også utøves tvang og der det økonomiske elementet er underordnet, kan være unntatt regelverket (også loven. Ikke bare forskriften). Dette gjelder forøvrig ikke dersom du ønsker en rammeavtale på slike tjenester.

Er kjøp av aktiviseringstiltak innenfor barnevern, rus, eldreomsorg osv. unntatt regelverket?
Neppe. Eksempelvis opplevelsesturer, events og lignende aktiviseringstiltak skal utsettes for konkurranse, jmf. punktet over.

Jeg vil kjøpe fra et selskap som sysselsetter funksjonhemmede. Må jeg kjøre konkurranse?
Ja, det må du, men i konkurransen kan du sette som forutsetning at konkurransen er forbeholdt bedrifter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmet - en såkalt "reservert kontrakt" (FOA §3-12). Dermed kan fremdeles selskaper konkurrere på like og rettferdige vilkår.

Hva menes med en «én anskaffelse» når flere enheter i kommunen skal kjøpe det samme?
Utgangspunktet er at anskaffelser bare kan deles opp der det foreligger saklige grunner for dette, og aldri for å omgå terskelverdiene (FOA §2-3).

Men hva hvis to enheter har behov for anskaffe noenlunde samme vare eller tjeneste innenfor omtrent samme tidsrom? Kan de da gjøre dette hver for seg?

Selv om forskriften ikke sier noe konkret om dette, har dept. kommet med en uttalelse om hvordan dette skal vurderes. I vurderingen skal det legges vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er:

•om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar
•om anskaffelsen kun er til denne enheten
•om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen.

Dersom ovenstående pkt. kan bekreftes skal det være trygt å kjøre to anskaffelser. Et helt annet spørsmål er kanskje hva som vil lønne seg økonomisk.

Kan Kofa vurdere skjønn?
Klagenemndas kompetanse til å prøve innklagedes innkjøpsfaglige vurderinger begrenser seg til å avgjøre om det grunnleggende kravet til forsvarlig saksbehandling er overholdt, om vurderingene bygger på et korrekt faktum, og om de er vilkårlige eller sterkt urimelige.

Kan ansatte benytte BTV Innkjøps rammeavtaler privat?
Nei. Avtalene er ikke laget for privat bruk.

Omfattes AS som eies delvis av det offentlige av Lov om offentlige anskaffelser?
Forskriften omfatter også virksomheter som er organisert som egne rettssubjekter (f.eks. A/S), dersom firmaet står i et nært tilknytningsforhold til det offentlige. For å være omfattet skal altså A/S-et i hovedsak være kontrollert eller finansiert av en offentlig myndighet/offentligrettslig organ. I tillegg skal A/S-et tjene allmennhetens behov. Det betyr bare at A/S-et ivaretar behov i samfunnet. Vanligvis er dette behov det offentlige ønsker å bevare en avgjørende innflytelse over, f.eks. fordi det ikke er tilstrekkelig med det som tilbys fra det private.

Hva skal til for å kunne kalle en anskaffelse for "egenregi"?
Unntaket for såkalt uegentlig egenregi er ulovfestet og utformet gjennom rettspraksis fra EU-domstolen. Iht. denne rettspraksisen må to vilkår være oppfylt for at en leveranse mellom to rettssubjekter skal anses som egenregi (jf. Teckal-dommen):

1. Leverandøren (IKS/AS el.l.) må være underlagt en kontroll tilsvarende den som anskaffelsesmyndigheten selv utøver over interne organer (kontrollvilkåret).

2. Leverandørens (IKS/AS el.l.) omsetning må i det vesentlige være knyttet til den kontrollerende myndighet (omsetningsvilkåret). Det betyr ut fra praksis at minst 90% av omsetningen til IKSet eller A/Set må knytte seg til å levere tjenester til offentlig anskaffelsesmyndighet .

Begge kravene gjelder uavhengig av selskapsform.

Det var lenge usikkert hvorvidt kontrollvilkåret ville være oppfylt dersom flere offentlige organer eier et foretak sammen, eksempelvis gjennom et IKS. Dette fordi ingen av eierne har hele kontrollen.

I KOFA sak 2005/251, som gjaldt et IKS som flere kommuner i Agder eide i fellesskap, gikk flertallet i KOFA inn for at kontrollvilkåret måtte anses oppfylt dersom eierne samlet utøvet kontrollen over selskapet. Det samme er lagt til grunn i Fornyings- og administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser s. 33.

Det er ikke anledning til å åpne for privat eierskap i A/S dersom man skal kunne hevde egenregi.

Spørsmålet er nå også avklart av EU-domstolen (Coditel Brabant).

Ved vurderingen av hvorvidt kontrollvilkåret er oppfylt der flere går sammen i et IKS, kan mao. kravet om kontroll vurderes samlet for de offentlige eierne. Unntak kan imidlertid tenkes dersom en av de offentlige eierne har en helt ubetydelig eierandel. I flg. Eu-domstolen er f.eks. en eierandel på 0,97 % for liten til at den nødvendige kontrollen forelå.

Hvordan gjennomfører jeg en enkeltanskaffelse?
BTV Innkjøp har laget en veiledning for gjennomføring av enkeltanskaffelser. Du må så tidlig som mulig i prosessen ta kontakt med BTV Innkjøp for at vi skal kunne sette av tid for å hjelpe deg med gjennomføringen. Se veiledning

Hva er anskaffelseskoder, og hvordan skal de brukes?
Anskaffelseskodene brukes bare i Buskerud fylkeskommune. Disse kodene (10, 15, 20, 30, 40, 50 og 60) bruker du til å angi hvordan anskaffelsesregelverket er fulgt. For eksempel skriver du 10 hvis du har handlet på en rammeavtale. Se veiledning

Kan vi kjøpe fra ideelle organisasjoner uten å gå ut på anbud?
Nei, vanligvis ikke, men svaret avhenger av hva du skal kjøpe. Skal du kjøpe helse- og sosialtjenester finnes en unntaksbestemmelse i forskrift om offentlige anskaffelser (foa) § 2-1 (3):

"For kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester med en ideell organisasjon er oppdragsgiver ikke forpliktet til å følge reglene i forskriftens del II eller III. Dersom kontrakten overstiger terskelverdiene angitt i § 2-2 (terskelverdiene), gjelder likevel § 17-3 (krav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner) og § 18-4 (kunngjøring av konkurranseresultater)."

Unntaket innebærer at oppdragsgiver ikke trenger å følge kunngjøringsregler eller spesielle prosedyrer, men at det skal være en form for konkurranse mellom ideelle organisasjoner om kontrakten. Unntaket gjelder bare kjøp av helse- og sosialtjenester. Typiske tjenester som anskaffes innen helse- og sosialsektoren er: sykehustjenester, lege fysioterapi, sosial omsorg i institusjon, forebyggende arbeid og oppfølgning av utsatte grupper, samt pleie og omsorg for ulike grupper trengende.

Hvis en ideell organisasjon tilbyr seg å utføre tjenester for din virksomhet mot betaling kan du altså ikke uten videre takke ja, med mindre andre unntaksregler kommer til anvendelse, for eksempel at det er åpenbart at tilbudet er så unikt eller så gunstig at det faller inn under §2-1(2) a. eller b.

Utover dette, må du gjennomføre konkurranse på vanlig måte.

Hva gjør jeg med dørselgere?
Mange av oss har nok vært borti selgere som bruker av arbeidstiden vår til å presentere uunnværlige produkter. Vi har rammeavtaler i alle 3 fylkeskommuner og er derigjennom forpliktet til å bruke disse. Derfor bør man høflig, men bestemt avvise disse med en gang. De tilbyr ofte fantastiske produkter til høy pris, og i store volum. Det er dessuten fordyrende fordi vi minsker volumet hos avtaleleverandøren, og vi kan i ytterste konsekvens risikere søksmål fra våre rammeavtaleleverandører. BTV Innkjøp har laget et forslag til tekst som kan brukes som informasjon til slike selgere som forsøker å få oss til å kjøpe varer utenfor rammeavtale. Se tekst

Hvorfor kan dere ikke vise prislister på weben?
Alle prislister ligger passordbeskyttet i vår elektroniske kontraktsforvalter, EKF. BTV Innkjøp mener prislister fra våre rammeavtaleleverandører er sensitive opplysninger.  Derfor har vi valgt å ikke legge det åpent. Du kan også ta kontakt med innkjøpsansvarlig for den enkelte rammeavtale hvis det er noe du lurer på.

Kan jeg handle varer fra andre enn rammeavtaleleverandøren?
I en rammeavtale forplikter fylkeskommunen eller kommunen seg juridisk til å handle alle varene i varekategorien fra den valgte leverandøren. Det er derfor ikke tillatt å handle hos andre. Fylkeskommunen eller kommunen kan risikere søksmål dersom dette ikke blir overholdt.

Hvordan skriver jeg ut en side uten å få rammene med meg?
Dette løser du ved å velge "utskriftsvennlig" versjon fra leverandørsidene. Når det gjelder de øvrige sidene står du i den rammen du ønsker å skrive ut, og velger "skriv ut" og deretter "bare den valgte rammen".